Der Vertragspartner (Kunde), der Ledgermind nutzt, als Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die konkreten Angaben ergeben sich aus dem Hauptvertrag.
Jonathan Dienlin
Am Felsenkeller 5, 61381 Friedrichsdorf
E-Mail: info@ledgermind.de
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen im Rahmen der Nutzung der Software Ledgermind.
Der AVV gilt ab dem Zeitpunkt des Abschlusses des Hauptvertrags und endet automatisch mit dessen Beendigung, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine längere Verarbeitung erfordern.
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen des Betriebs der SaaS-Plattform Ledgermind. Die Verarbeitung umfasst Speicherung, Abruf, Verwendung, Übermittlung und Löschung von Daten auf Servern des Auftragsverarbeiters.
Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung der vertragsgemäßen Funktionen der Software (Immobilienverwaltung, Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Kommunikation etc.).
| Kategorie betroffener Personen | Art der Daten |
|---|---|
| Eigentümer (WEG-Mitglieder) | Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Bankverbindung, Eigentumsanteile |
| Mieter | Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Mietkonditionen |
| Nutzer der Software | E-Mail, gehashtes Passwort, Rolle, Login-Zeitstempel |
| Lieferanten / Dienstleister | Firmenname, Adresse, E-Mail, Bankverbindung |
| Sonstige in Dokumenten genannte Personen | Wie aus den jeweiligen Dokumenten ersichtlich |
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) werden grundsätzlich nicht verarbeitet. Sollte der Verantwortliche dennoch solche Daten eingeben, geschieht dies in seiner alleinigen Verantwortung.
Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich insbesondere:
Wendet sich eine betroffene Person (z.B. ein Mieter oder Eigentümer) mit einem Anliegen nach Art. 15–22 DSGVO direkt an den Auftragsverarbeiter, verweist dieser sie an den zuständigen Verantwortlichen bzw. leitet die Anfrage unverzüglich an ihn weiter, soweit eine Zuordnung möglich ist. Der Auftragsverarbeiter beantwortet solche Anfragen nicht selbstständig inhaltlich, da ihm regelmäßig die Beurteilungsgrundlage des zugrunde liegenden Vertragsverhältnisses fehlt.
Der Auftragsverarbeiter setzt folgende Unterauftragsverarbeiter ein, denen er die Verarbeitung personenbezogener Daten ganz oder teilweise überträgt:
| Unterauftragsverarbeiter | Sitz | Leistung |
|---|---|---|
| all-inkl.com (Neue Medien Münnich) | Deutschland | Webhosting, Datenbankhosting |
| Anthropic, Inc. | USA (SCC) | KI-Verarbeitung von Belegdaten (nur bei Nutzung der KI-Funktion) |
| PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie | Luxemburg | Zahlungsabwicklung (nur Kundenstammdaten) |
Weitere oder neue Unterauftragsverarbeiter werden dem Verantwortlichen mit einer Frist von 30 Tagen vorab per E-Mail mitgeteilt. Der Verantwortliche hat das Recht, innerhalb dieser Frist zu widersprechen. Im Widerspruchsfall sind beide Parteien berechtigt, den Hauptvertrag mit einer Frist von 30 Tagen zu kündigen.
Der Verantwortliche ist berechtigt, dem Auftragsverarbeiter Weisungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu erteilen. Weisungen können schriftlich, per E-Mail oder über die Software-Konfiguration erfolgen. Für die Umsetzung von Einzelweisungen, die über den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, kann der Auftragsverarbeiter eine angemessene Vergütung verlangen.
Ist der Auftragsverarbeiter der Auffassung, dass eine Weisung gegen die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften verstößt, so informiert er den Verantwortlichen unverzüglich und setzt die Durchführung der betreffenden Weisung aus, bis der Verantwortliche sie bestätigt oder ändert.
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Einhaltung der Pflichten gemäß Art. 32–36 DSGVO. Er meldet dem Verantwortlichen unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten.
Meldungen erfolgen per E-Mail an die im Hauptvertrag hinterlegte Adresse des Verantwortlichen.
Nach Beendigung des Hauptvertrags stellt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen alle personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren Format (CSV/JSON) zur Verfügung.
Nach Ablauf der 30-tägigen Übergangsfrist (bzw. nach Datenübergabe) löscht der Auftragsverarbeiter alle Daten vollständig, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen.
Löscht der Verantwortliche innerhalb der Software gezielt einen einzelnen Mieter oder Eigentümer (Art. 17 DSGVO), werden dessen personenbezogene Identifikationsdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung) unmittelbar anonymisiert. Buchungs- und Rechnungsdatensätze, die diese Person betreffen, bleiben unter derselben (nun anonymen) Referenz bestehen, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen erforderlich ist (insb. § 147 AO, § 257 HGB – i.d.R. 10 Jahre), Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO.
Der Auftragsverarbeiter ermöglicht dem Verantwortlichen oder einem von ihm beauftragten Prüfer Inspektionen und trägt zu diesen bei. Der Verantwortliche kündigt Audits mindestens 4 Wochen im Voraus an. Audits sind auf maximal einmal pro Jahr begrenzt, sofern kein begründeter Verdacht auf Datenschutzverstöße besteht. Für die Mitwirkung an einem Audit kann der Auftragsverarbeiter eine angemessene Vergütung verlangen.
Als gleichwertiger Nachweis können aktuelle Zertifizierungen oder Auditberichte des Auftragsverarbeiters vorgelegt werden.
Dieser AVV ist Bestandteil des Hauptvertrags (AGB). Bei Widersprüchen zwischen AVV und Hauptvertrag in Datenschutzfragen hat der AVV Vorrang.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist der Sitz des Auftragsverarbeiters.
Dieser AVV kommt durch Annahme der AGB (z.B. durch Checkbox beim Vertragsschluss) zustande und bedarf keiner gesonderten Unterschrift, gilt jedoch als verbindlich vereinbart. Auf Wunsch stellt der Auftragsverarbeiter eine unterzeichnete Papierversion zur Verfügung (info@ledgermind.de).
Bereitstellung der SaaS-Plattform Ledgermind für die digitale Immobilien- und WEG-Verwaltung.
Für die Laufzeit des Hauptvertrags, mindestens jedoch bis zur vollständigen Datenlöschung gemäß § 8.
Speicherung, Abruf, Bearbeitung, Übermittlung, Löschung und Sicherung von Daten in einer MySQL-Datenbank auf deutschen Servern.
Bereitstellung der Funktionen der Software Ledgermind gemäß Leistungsbeschreibung.
Eigentümer, Mieter, Nutzer, Lieferanten/Dienstleister, sonstige in Dokumenten genannte Personen.
Name, Anschrift, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), Bankverbindung, Vertragsdaten, Kommunikation, Zahlungsdaten.
Server in gesicherten Rechenzentren (all-inkl.com) mit physischen Zugangskontrollen. Kein unmittelbarer physischer Zugang für den Auftragsverarbeiter erforderlich.
Passwortschutz aller Systeme (bcrypt-Hashing). Automatische Kontosperre für 15 Minuten nach 5 aufeinanderfolgenden fehlgeschlagenen Login-Versuchen (Brute-Force-Schutz). Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP, z.B. Microsoft/Google Authenticator) steht jedem Nutzer optional für den Software-Login zur Verfügung, für den Infrastrukturzugang der Administratoren empfohlen. Regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen.
Rollenbasiertes Berechtigungskonzept in der Software (Admin, Verwalter, Eigentümer). Mandantentrennung: Jeder Kunde sieht ausschließlich eigene Daten. JWT-basierte Authentifizierung mit 7-Tage-Ablauf.
Alle Datenübertragungen ausschließlich verschlüsselt via HTTPS/TLS. API-Endpunkte erfordern Authentifizierung. CORS-Beschränkungen konfiguriert.
Alle Datenbankzugriffe über parametrisierte Prepared Statements (kein SQL-Injection-Risiko). Eingabevalidierung auf Server- und Client-Seite. Anlage, Änderung, Löschung und Anonymisierung personenbezogener Daten (Mieter, Eigentümer, Nutzerkonten) werden in einem Protokoll mit Zeitstempel und ausführendem Benutzer erfasst.
Weisungen des Verantwortlichen werden per E-Mail oder Software-Konfiguration entgegengenommen. Unterauftragsverarbeiter nur nach Prüfung und mit AVV eingesetzt.
Tägliche automatische Datenbank-Backups. Monitoring der Dienstverfügbarkeit. Notfallplan für Wiederherstellung dokumentiert.
Strikte Mandantentrennung auf Datenbankebene via mandant_id. Test- und Produktionsumgebungen getrennt. Keine Vermischung von Kundendaten.
Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert (kein Klartext). API-Token und JWT ermöglichen pseudonymisierten Zugang.