Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und in der Software Ledgermind ist:
Jonathan Dienlin
Am Felsenkeller 5, 61381 Friedrichsdorf
E-Mail: info@ledgermind.de
Telefon: +49 6172 2655931
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Arten der verarbeiteten Daten und ihre Zwecke.
| Kategorie | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Server-Logfiles (IP, Zeitstempel, URL) | Sicherheit, Fehlerbehebung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | 14 Tage |
| Kontaktdaten (Name, E-Mail) | Vertragsanbahnung und -erfüllung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Bis zur Entscheidung über die Anfrage, max. 6 Monate |
| Nutzerkonto-Daten | Bereitstellung der Software | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vertragsdauer + 30 Tage |
| Verwaltungsdaten (Mieter, Eigentümer) | Vertragserfüllung (Auftragsverarbeitung) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 28 | Vertragsdauer + 30 Tage, gesetzl. Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt |
| Zahlungsdaten | Abrechnung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vertragsdauer, für Rechnungsunterlagen 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB) |
| Kommunikationsdaten (Tickets, E-Mails) | Bereitstellung der Software | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vertragsdauer + 30 Tage |
Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch Informationen an unseren Server, die wir in sog. Server-Logfiles speichern:
Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Fehlerdiagnose).
Wir setzen ausschließlich einen technisch notwendigen Session-Cookie (PHPSESSID) ein, der nach Beendigung der Browser-Sitzung gelöscht wird und für Login und Betrieb der Software erforderlich ist. Eine gesonderte Einwilligung ist gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG nicht erforderlich.
Zusätzlich speichert die Software beim Login-Token und einzelne Anzeigeeinstellungen (z.B. die zuletzt gewählte Immobilie) im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) statt in einem Cookie. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht von selbst, dienen ebenfalls ausschließlich dem technischen Betrieb und werden beim Logout bzw. Löschen der Browserdaten entfernt.
Beim Zahlungsvorgang über PayPal (siehe Ziffer 7) setzt PayPal eigene Cookies auf der Zahlungsseite; wir haben darauf keinen Einfluss.
Wir binden Schriftarten von Google Fonts ein, die beim Seitenaufruf direkt von Servern von Google Ireland Limited nachgeladen werden. Dabei wird die IP-Adresse Ihres Geräts an Google übertragen; ein Cookie wird hierbei nicht gesetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einheitliche und ansprechende Darstellung der Website). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.
Zur Nutzung von Ledgermind ist die Anlage eines Nutzerkontos erforderlich. Dabei verarbeiten wir:
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach Vertragsende innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Im Rahmen der Nutzung von Ledgermind gibt der Kunde (Verantwortlicher) personenbezogene Daten seiner Kunden, Mieter und Eigentümer in die Software ein. Diese Daten umfassen u.a. Name, Adresse, Bankverbindung und Kommunikationsdaten.
Der Anbieter verarbeitet diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung des Kunden (Art. 28 DSGVO). Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Diese Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses zwischen dem Anbieter und dem Kunden sowie eine Übergangsfrist von 30 Tagen nach dessen Beendigung gespeichert und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Ledgermind nutzt die KI-API von Anthropic, Inc. (San Francisco, USA) für die automatische Extraktion von Rechnungsdaten. Dabei werden Belegbilder oder -texte an die Anthropic-API übertragen und dort verarbeitet.
Rechtsgrundlage für die Übermittlung in ein Drittland (USA) ist Art. 46 Abs. 2 DSGVO (Standardvertragsklauseln). Der Kunde stimmt dieser Verarbeitung durch Nutzung der KI-Extraktionsfunktion zu.
Nach Angaben von Anthropic werden über die API übermittelte Daten nicht zu Trainingszwecken verwendet und grundsätzlich für maximal 30 Tage zur Missbrauchserkennung gespeichert, sofern kein Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen festgestellt wird. Die aus der KI-Extraktion resultierenden Ergebnisse (z.B. erkannte Rechnungsdaten) werden bei uns wie die übrigen Verwaltungsdaten für die Vertragsdauer zzgl. 30 Tage gespeichert (siehe Ziffer 5).
Weitere Informationen: https://www.anthropic.com/privacy
Zahlungen werden über PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg, abgewickelt. Bei Abschluss eines PayPal-Abonnements werden Ihre Zahlungs- und ggf. Identitätsdaten direkt an PayPal übertragen. Wir speichern lediglich eine Abonnement-ID und den Zahlungsstatus für die Dauer des Vertragsverhältnisses; Rechnungs- und Buchungsunterlagen bewahren wir gemäß § 147 AO, § 257 HGB für 10 Jahre auf.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Beim Laden des PayPal-Zahlungsformulars setzt PayPal eigene, technisch bedingte Cookies (siehe Ziffer 3). Weitere Informationen: PayPal Datenschutzerklärung
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Nachricht und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir speichern diese Daten, bis Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist, längstens jedoch 6 Monate danach, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung erfordern.
Transaktions-E-Mails (Willkommen, Passwort-Reset, Setup-Link) werden über unseren SMTP-Server versendet, der bei all-inkl.com (Hosteurope GmbH, Deutschland) betrieben wird.
Die Website und Software werden auf Servern der all-inkl.com / Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, gehostet. Der Hoster verarbeitet Zugriffsdaten in unserem Auftrag. Mit all-inkl.com besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte:
Eingeloggte Nutzer der Software können ihre Auskunft (Art. 15 DSGVO) und eine maschinenlesbare Kopie ihrer Daten (Art. 20 DSGVO) direkt selbst über den Button "Meine Daten exportieren" in den Konto-Einstellungen oder per Nachricht an unseren KI-Assistenten Walter abrufen. Für alle anderen Anliegen (insb. Berichtigung, Löschung, Widerspruch) sowie für Personen ohne eigenen Zugang wenden Sie sich bitte an: info@ledgermind.de
Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei der für Sie zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unseres Dienstes zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar. Wir empfehlen, diese Seite regelmäßig zu prüfen.